Infektionsschutzbelehrung für Gastronomie und Hotellerie

Wer in Gastronomie und Hotellerie mit bestimmten Lebensmitteln arbeitet, benötigt vor dem ersten Einsatz eine Belehrung und Bescheinigung nach § 43 Infektionsschutzgesetz. In der Praxis wird der Nachweis jedoch oft erst kurz vor Arbeitsbeginn geprüft – mit Folgen für die Einsatzplanung.

Welche Aufgaben Arbeitgeber haben, worin der Unterschied zwischen Erst- und Folgebelehrung liegt und warum der Begriff „Gesundheitszeugnis“ nicht mehr korrekt ist, erklärt Sunil Choudhary, Performance Marketing Manager bei der ON7 GmbH, im HOGAPAGE-Interview.

Wo entstehen beim Onboarding neuer Mitarbeiter in Gastronomie und Hotellerie rund um die Infektionsschutzbelehrung besonders häufig Verzögerungen?

Die größten Verzögerungen entstehen meist nicht durch die Belehrung selbst, sondern dadurch, dass das Thema im Onboarding zu spät angesprochen wird. Gerade bei kurzfristigen Einstellungen, Aushilfen, Saisonkräften oder studentischen Mitarbeitern wird häufig erst kurz vor dem ersten Arbeitstag geprüft, ob eine Bescheinigung nach § 43 IfSG bereits vorliegt.

Typische Probleme sind:

• Der Mitarbeiter hat noch keine Erstbelehrung absolviert.
• Eine vorhandene Bescheinigung kann nicht mehr gefunden werden.
• Es besteht Unsicherheit, ob eine ältere Bescheinigung noch verwendet werden kann.
• Erst- und Folgebelehrung werden miteinander verwechselt.
• Der Mitarbeiter weiß nicht, wo oder wie die Erstbelehrung durchgeführt werden kann.
• Die Verantwortung für Prüfung und Dokumentation ist intern nicht eindeutig geregelt.

Besonders problematisch wird es, wenn die Schicht bereits geplant ist und erst unmittelbar vor Arbeitsbeginn auffällt, dass der erforderliche Nachweis fehlt. Aus Arbeitgebersicht empfiehlt es sich deshalb, die Frage nach der Infektionsschutzbelehrung bereits in das Pre-Onboarding zu integrieren.

Welche Tätigkeiten fallen unter die Vorgaben des § 43 Infektionsschutzgesetz und welche Nachweise müssen vor dem ersten Einsatz vorliegen?

§ 43 IfSG knüpft an die Tätigkeiten aus § 42 IfSG an. Betroffen sind insbesondere Personen, die gewerbsmäßig bestimmte Lebensmittel herstellen, behandeln oder in Verkehr bringen und dabei direkt mit diesen Lebensmitteln in Berührung kommen. Ebenfalls erfasst sind Tätigkeiten in Küchen von Gaststätten und Einrichtungen der Gemeinschaftsverpflegung.

Zu den in § 42 IfSG genannten Lebensmittelgruppen gehören beispielsweise Fleisch und Geflügel, Milchprodukte, Fisch und Meeresfrüchte, Eiprodukte, Speiseeis, bestimmte Backwaren, Feinkost- und Rohkostsalate sowie Sprossen und Keimlinge.

Für Gastronomie und Hotellerie bedeutet das: Entscheidend ist nicht allein die Berufsbezeichnung, sondern die konkrete Tätigkeit. Vor der erstmaligen Aufnahme einer solchen Tätigkeit muss eine Bescheinigung des Gesundheitsamtes oder eines vom Gesundheitsamt beauftragten Arztes vorliegen. Diese darf bei der erstmaligen Tätigkeitsaufnahme grundsätzlich nicht älter als drei Monate sein.

Wurde die entsprechende Tätigkeit innerhalb dieser Frist aufgenommen, ist die Bescheinigung nicht automatisch nach drei Monaten ungültig. Behörden wie das Land Berlin weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Bescheinigung bei ordnungsgemäßer erstmaliger Tätigkeitsaufnahme grundsätzlich dauerhaft weiterverwendet werden kann.

Was unterscheidet die Erstbelehrung von der regelmäßigen Folgebelehrung im Betrieb?

Die Erstbelehrung und die Folgebelehrung haben unterschiedliche Verantwortlichkeiten. Die Erstbelehrung nach § 43 Abs. 1 IfSG erfolgt vor der erstmaligen Aufnahme der relevanten Tätigkeit. Sie wird durch das Gesundheitsamt oder einen vom Gesundheitsamt beauftragten Arzt durchgeführt. Dabei werden die betroffenen Personen insbesondere über Tätigkeitsverbote nach § 42 IfSG sowie ihre Meldepflichten informiert.

Nach Aufnahme der Tätigkeit liegt eine weitere Verpflichtung beim Arbeitgeber. Nach § 43 Abs. 4 IfSG muss der Arbeitgeber die Beschäftigten nach Aufnahme ihrer Tätigkeit und anschließend alle zwei Jahre erneut über die relevanten Tätigkeitsverbote und Meldepflichten belehren. Die Teilnahme ist zu dokumentieren.

Die Erstbelehrung wird also nicht alle zwei Jahre neu gemacht. Wiederholt wird die betriebliche Folgebelehrung. Diese Unterscheidung ist in der Praxis besonders wichtig, weil die Begriffe häufig miteinander vermischt werden.

Welche organisatorischen Pflichten haben Arbeitgeber nach der Einstellung, etwa bei Dokumentation und Aufbewahrung der Nachweise?

Nach der Einstellung endet die Verantwortung des Arbeitgebers nicht mit der Kontrolle der Erstbelehrungsbescheinigung. Der Arbeitgeber muss insbesondere:

• die erforderliche Folgebelehrung nach Aufnahme der Tätigkeit durchführen,
• diese anschließend alle zwei Jahre wiederholen,
• die Teilnahme dokumentieren,
• die Bescheinigung über die Erstbelehrung aufbewahren,
• die jeweils letzte Dokumentation der Folgebelehrung ebenfalls aufbewahren und
• die entsprechenden Unterlagen an der Betriebsstätte verfügbar halten.

Die zuständige Behörde kann verlangen, dass diese Nachweise vorgelegt werden. Aus organisatorischer Sicht empfiehlt sich deshalb ein zentraler Prozess, beispielsweise über die digitale Personalakte. Neben der Bescheinigung sollte dort auch dokumentiert werden, wann die letzte betriebliche Belehrung stattgefunden hat und wann die nächste Wiederholung erforderlich ist.

Gerade bei Betrieben mit mehreren Standorten oder häufig wechselndem Personal reduziert das den administrativen Aufwand erheblich.

Welche Fehler aus der Praxis können für Betriebe besonders problematisch werden?

Aus unserer Sicht entstehen die größten Probleme häufig durch organisatorische Lücken und weniger durch mangelnde Bereitschaft der Betriebe. Typische Fehler sind:

• Die Bescheinigung wird erst am ersten Arbeitstag geprüft: Fehlt sie dann, kann der geplante Einsatz unter Umständen nicht wie vorgesehen stattfinden.
• Erstbelehrung und Folgebelehrung werden verwechselt: Eine ältere Erstbelehrungsbescheinigung wird teilweise fälschlicherweise für „abgelaufen“ gehalten, obwohl lediglich die regelmäßige betriebliche Folgebelehrung erforderlich ist.
• Die Drei-Monats-Frist wird falsch verstanden: Die Frist bezieht sich auf die erstmalige Aufnahme der relevanten Tätigkeit nach Ausstellung der Erstbelehrungsbescheinigung.
• Nachweise werden nicht zentral dokumentiert: Das wird insbesondere bei Personalwechseln, mehreren Standorten oder behördlichen Kontrollen problematisch.
• Folgebelehrungen werden nicht systematisch terminiert: Wenn es keinen automatisierten oder klar geregelten Prozess gibt, kann die zweijährige Wiederholungsfrist leicht aus dem Blick geraten.
• Gesundheitliche Meldepflichten werden unterschätzt: Beschäftigte müssen ihren Arbeitgeber unverzüglich informieren, wenn nach Tätigkeitsaufnahme relevante Hinderungsgründe im Sinne des §42 IfSG auftreten. Auch Arbeitgeber müssen reagieren, wenn entsprechende Anhaltspunkte bekannt werden.

Warum ist der Begriff „Gesundheitszeugnis“ heute nicht mehr passend, und welche Bezeichnung ist korrekt?

Der Begriff „Gesundheitszeugnis“ ist im Alltag nach wie vor sehr verbreitet, rechtlich beschreibt er das heutige Verfahren aber nicht mehr präzise. Früher gab es Gesundheitszeugnisse nach dem damaligen Bundesseuchengesetz. Diese wurden mit Einführung des Infektionsschutzgesetzes durch das heutige Belehrungsverfahren ersetzt. Auch der Begriff „Rote Karte“ stammt aus diesem älteren Kontext und wird umgangssprachlich weiterhin verwendet.

Heute ist die korrekte Bezeichnung grundsätzlich: „Bescheinigung über die Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz“ beziehungsweise im allgemeinen Sprachgebrauch „Infektionsschutzbelehrung nach § 43 IfSG“ oder „Erstbelehrung nach § 43 IfSG“.

Der Unterschied ist auch inhaltlich relevant. Es handelt sich nicht um ein allgemeines ärztliches Gesundheitszeugnis, das bescheinigt, dass eine Person „gesund“ ist. Im Mittelpunkt stehen vielmehr die Belehrung über Tätigkeitsverbote, Infektionsrisiken und Meldepflichten sowie die anschließende Erklärung der belehrten Person.

Wie können digitale Prozesse die Organisation der Belehrungen erleichtern, ohne dass die Verantwortung beim Arbeitgeber verloren geht?

Digitalisierung kann vor allem dabei helfen, die Infektionsschutzbelehrung früher und strukturierter in den Onboarding-Prozess einzubauen. Beispielsweise kann bereits nach Vertragszusage automatisiert geprüft werden:

• Ist für die Tätigkeit eine Erstbelehrung erforderlich?
• Liegt eine Bescheinigung bereits vor?
• Wann wurde sie ausgestellt?
• Wurde die Tätigkeit anschließend innerhalb der erforderlichen Frist aufgenommen?
• Ist die Dokumentation vollständig?

Auch Erinnerungen für Folgebelehrungen lassen sich digital abbilden. Bei größeren Betrieben mit mehreren Standorten, Saisonpersonal oder hoher Personalfluktuation kann das besonders hilfreich sein. Wichtig ist allerdings: Digitalisierung ersetzt nicht die Verantwortung des Arbeitgebers. Der Betrieb muss weiterhin sicherstellen, dass die erforderlichen Nachweise vorliegen, die betriebliche Folgebelehrung durchgeführt wird und die Dokumentation verfügbar bleibt. Die Technik kann den Prozess vereinfachen und Fehler reduzieren – die organisatorische und gesetzliche Verantwortung bleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Welche Erkenntnisse aus der Nutzung Ihres Services zeigen, wo Gastro-Betriebe derzeit besonders häufig Schwierigkeiten haben?

Aus den praktischen Berührungspunkten mit Nutzern und Betrieben sehen wir vor allem wiederkehrende Verständnis- und Prozessfragen. Besonders häufig betreffen diese:

• den Unterschied zwischen Erstbelehrung und Folgebelehrung,
• die Frage, wie lange eine vorhandene Bescheinigung verwendet werden kann,
• die Drei-Monats-Frist vor der erstmaligen Tätigkeitsaufnahme,
• die Frage, ob eine Belehrung auch digital durchgeführt werden kann,
• Unsicherheiten darüber, wer für Folgebelehrung und Dokumentation verantwortlich ist, sowie
• kurzfristigen Bedarf kurz vor Arbeitsbeginn.

Auffällig ist vor allem, dass die Infektionsschutzbelehrung häufig erst sehr spät im Einstellungsprozess thematisiert wird. Aus unserer Sicht liegt deshalb ein großer Hebel nicht zwingend in einem neuen technischen System, sondern bereits darin, die Prüfung des Nachweises einige Tage früher in den Recruiting- beziehungsweise Pre-Onboarding-Prozess zu verschieben.

Vielen Dank für das Interview!

(SAHO)