Krankmeldung im Gastro-Job: Fristen, Attest und eAU einfach erklärt
Ein krankheitsbedingter Ausfall kann den Dienstplan in einem Restaurant, Hotel oder Cateringbetrieb kurzfristig durcheinanderbringen. Gerade bei knapp besetzten Schichten entsteht deshalb schnell das Gefühl, Kollegen im Stich zu lassen. Trotzdem gilt: Wer arbeitsunfähig ist, sollte nicht zur Arbeit erscheinen. Das schützt die eigene Gesundheit und – insbesondere bei ansteckenden Erkrankungen – auch Kollegen und Gäste.
Damit es keine Probleme mit dem Arbeitgeber oder der Entgeltfortzahlung gibt, müssen Mitarbeiter jedoch bestimmte Melde- und Nachweispflichten beachten. Dabei kommt es vor allem auf den richtigen Zeitpunkt, die betriebliche Kommunikationsregel und gegebenenfalls eine rechtzeitige ärztliche Feststellung an.
Krankmeldung und Krankschreibung sind nicht dasselbe
Im Alltag werden die Begriffe häufig gleichbedeutend verwendet. Rechtlich beschreiben sie jedoch zwei verschiedene Schritte:
- Die Krankmeldung ist die Information an den Arbeitgeber, dass ein Mitarbeiter arbeitsunfähig ist und wie lange der Ausfall voraussichtlich dauern wird. Diese Mitteilung muss unverzüglich erfolgen.
- Die Krankschreibung ist dagegen die ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit. Sie wird durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dokumentiert – bei gesetzlich versicherten Mitarbeitern in der Regel als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU.
Wichtig ist: Die eAU ersetzt nicht die persönliche Krankmeldung beim Arbeitgeber. Ohne die Information des Mitarbeiters weiß der Betrieb nicht, dass eine Bescheinigung abgerufen werden kann.
Krankmeldung im Gastro-Job Schritt für Schritt
1. Den Betrieb unverzüglich informieren
Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz müssen Mitarbeiter ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Gemeint ist eine Information ohne schuldhaftes Zögern.
Im Schichtbetrieb bedeutet das in der Regel: Sobald feststeht, dass die geplante Schicht nicht angetreten werden kann, sollte der zuständige Vorgesetzte informiert werden – möglichst vor Schichtbeginn. Eine frühe Nachricht gibt dem Betrieb zumindest die Chance, den Dienstplan anzupassen oder Aufgaben neu zu verteilen.
Die Mitteilung sollte enthalten:
- dass Arbeitsunfähigkeit besteht,
- ab welchem Tag der Mitarbeiter ausfällt,
- wie lange der Ausfall voraussichtlich dauert,
- ob eine ärztliche Feststellung erfolgt oder bereits erfolgt ist.
Eine Diagnose muss grundsätzlich nicht genannt werden. Ist die Dauer noch nicht absehbar, genügt zunächst eine realistische Einschätzung. Sobald sich daran etwas ändert, sollte der Betrieb erneut informiert werden.
2. Den vorgesehenen Meldeweg einhalten
Das Gesetz schreibt für die Krankmeldung keine bestimmte Form vor. Entscheidend ist, dass die Nachricht rechtzeitig bei der richtigen Stelle ankommt. Arbeitsvertrag, Mitarbeiterhandbuch oder betriebliche Anweisungen können jedoch festlegen, ob sich ein Mitarbeiter beispielsweise beim Restaurantleiter, Küchenchef, Abteilungsleiter oder in der Personalabteilung melden muss.
Eine Nachricht an einen Kollegen reicht normalerweise nicht aus, wenn dieser nicht ausdrücklich als Ansprechpartner vorgesehen ist. Das gilt auch dann, wenn der Kollege verspricht, die Information weiterzugeben.
Reicht eine Krankmeldung per WhatsApp?
Eine Krankmeldung per WhatsApp, SMS oder E-Mail kann grundsätzlich als Mitteilung dienen, wenn dieser Kommunikationsweg im Betrieb üblich oder ausdrücklich erlaubt ist. Erwartet der Arbeitgeber einen persönlichen Anruf, sollte sich der Mitarbeiter daran halten.
Im Zweifel ist ein Anruf beim zuständigen Vorgesetzten die sicherste Lösung. Wird niemand erreicht, kann zusätzlich eine kurze schriftliche Nachricht geschickt werden. Dadurch lässt sich später nachvollziehen, wann die Information erfolgte.
Eine mögliche Formulierung lautet:
Guten Morgen, ich bin arbeitsunfähig und kann meine heutige Schicht nicht antreten. Voraussichtlich falle ich bis einschließlich [Datum] aus. Die Arbeitsunfähigkeit wird heute ärztlich festgestellt. Sollte sich die Dauer ändern, melde ich mich umgehend.
Gesundheitliche Einzelheiten gehören nicht in Gruppenchats oder Dienstplan-Gruppen. Für die betriebliche Organisation reicht die Information über den Ausfall und dessen voraussichtliche Dauer.
Ab wann ist ein Attest erforderlich?
Nach der gesetzlichen Grundregel muss eine Arbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt werden, wenn sie länger als drei Kalendertage dauert. Dabei zählen auch Samstage, Sonntage und Feiertage mit.
Der Arbeitgeber darf die ärztliche Feststellung allerdings früher verlangen – sogar ab dem ersten Krankheitstag. Eine entsprechende Regelung kann im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einer betrieblichen Anweisung stehen. Mitarbeiter sollten deshalb nicht automatisch davon ausgehen, dass drei Tage ohne ärztlichen Nachweis erlaubt sind.
Gerade in Gastronomie und Hotellerie ist außerdem zu beachten, dass Wochenenden reguläre Arbeitstage sein können. Wer an einem Samstag oder Sonntag für eine Schicht eingeteilt ist, muss sich genauso rechtzeitig abmelden wie an einem Werktag.
Eine rückwirkende Krankschreibung ist keine verlässliche Lösung. Ärzte dürfen eine Arbeitsunfähigkeit nur ausnahmsweise und nach sorgfältiger Prüfung rückdatieren, in der Regel höchstens um drei Tage. Deshalb sollte ein Arzttermin nicht unnötig hinausgezögert werden.
Ist eine telefonische Krankschreibung möglich?
Nach der derzeit geltenden Regelung kann ein Arzt eine Arbeitsunfähigkeit unter bestimmten Voraussetzungen telefonisch feststellen. Dafür muss der Patient der Praxis persönlich bekannt sein, die Erkrankung darf keine schwere Symptomatik aufweisen und eine Videosprechstunde darf nicht möglich sein. Die telefonische Erstbescheinigung kann für höchstens fünf Kalendertage ausgestellt werden.
Ein Anspruch auf eine telefonische Krankschreibung besteht nicht. Der Arzt entscheidet, ob eine Untersuchung in der Praxis notwendig ist. Für eine Folgebescheinigung ist grundsätzlich eine vorherige persönliche Untersuchung erforderlich.
Auch eine Videosprechstunde kann infrage kommen. Bei einem der Praxis bekannten Patienten ist eine Erstbescheinigung dabei für bis zu sieben Tage möglich, bei einem unbekannten Patienten für höchstens drei Tage.
So funktioniert die elektronische Krankmeldung
Bei gesetzlich versicherten Mitarbeitern übermittelt die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die benötigten Angaben anschließend bei der Krankenkasse ab.
Übermittelt werden unter anderem:
- Name des Mitarbeiters,
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
- Datum der ärztlichen Feststellung,
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung,
- Hinweis darauf, ob möglicherweise ein Unfall vorliegt.
Die Diagnose wird dem Arbeitgeber nicht übermittelt.
Trotz eAU bleibt der Ablauf für den Mitarbeiter dreistufig:
Den Arbeitgeber unverzüglich informieren.
Die Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig ärztlich feststellen lassen.
Den Arbeitgeber informieren, falls sich die Dauer verändert.
Es empfiehlt sich, den Ausdruck für den Versicherten aufzubewahren. Er kann bei technischen Problemen als Nachweis helfen.
Wann ist weiterhin eine Bescheinigung auf Papier nötig?
Das elektronische Verfahren greift nicht in jedem Fall. Eine Papierbescheinigung kann insbesondere erforderlich sein, wenn der Mitarbeiter privat versichert ist, im Ausland erkrankt oder von einem Arzt behandelt wird, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.
Auch bei technischen Störungen kann die Arztpraxis Papierausfertigungen für Krankenkasse und Arbeitgeber ausstellen. In diesem Fall sollte der Mitarbeiter die Unterlagen zeitnah weiterleiten.
Wenn die Krankheit länger dauert
Endet der bescheinigte Zeitraum, obwohl der Mitarbeiter weiterhin nicht arbeiten kann, ist eine Folgebescheinigung erforderlich. Die weitere Arbeitsunfähigkeit sollte möglichst ohne zeitliche Lücke ärztlich festgestellt werden. Das ist besonders wichtig, wenn nach längerer Erkrankung Krankengeld gezahlt wird.
Auch der Arbeitgeber muss erneut über die Verlängerung und die neue voraussichtliche Dauer informiert werden. Die Krankenkasse übermittelt die Folgedaten zwar elektronisch, sie übernimmt aber nicht die Kommunikation mit dem Betrieb.
Eine tägliche Krankmeldung ist normalerweise nicht notwendig, wenn die voraussichtliche Dauer bereits mitgeteilt wurde. Ändert sich die Prognose oder verlangt eine betriebliche Regelung eine Zwischenmeldung, muss der Mitarbeiter jedoch erneut Kontakt aufnehmen.
Besondere Regeln bei Magen-Darm-Erkrankungen
Für Mitarbeiter, die in Restaurantküchen, im Catering, am Frühstücksbuffet oder in anderen Bereichen mit bestimmten Lebensmitteln arbeiten, gelten zusätzliche Vorgaben aus dem Infektionsschutzgesetz.
Bei ansteckendem Erbrechen, Durchfall, bestimmten infektiösen Magen-Darm-Erkrankungen, infizierten Wunden oder einigen nachgewiesenen Krankheitserregern kann ein gesetzliches Tätigkeitsverbot bestehen. Betroffene Mitarbeiter dürfen dann nicht mit den im Gesetz genannten Lebensmitteln arbeiten oder in einer Restaurant- bzw. Gemeinschaftsküche eingesetzt werden.
Treten entsprechende Hinderungsgründe auf, muss der Arbeitgeber unverzüglich informiert werden. In diesem Fall kann die sonst geltende Zurückhaltung bei der Diagnose eingeschränkt sein, weil der Betrieb Maßnahmen zum Schutz von Gästen und Kollegen treffen muss.
Wer beruflich mit Lebensmitteln in Berührung kommt und unter ansteckendem Erbrechen oder Durchfall leidet, sollte keinesfalls versuchen, die Schicht trotzdem anzutreten. Bei einer Norovirus-Erkrankung nennt das Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit für entsprechende Tätigkeiten eine Rückkehr frühestens zwei Tage nach dem Abklingen der Beschwerden. Im Einzelfall entscheiden der Arzt oder das zuständige Gesundheitsamt über das weitere Vorgehen.
Muss der Mitarbeiter selbst eine Vertretung suchen?
Die Organisation des Personaleinsatzes ist grundsätzlich Aufgabe des Arbeitgebers. Ein kranker Mitarbeiter sollte seine Krankmeldung deshalb nicht davon abhängig machen, ob bereits ein Kollege zum Tauschen gefunden wurde.
Natürlich kann ein freiwilliger Hinweis hilfreich sein, wenn ein Kollege bereits seine Bereitschaft zur Übernahme der Schicht erklärt hat. Eine solche Absprache ersetzt aber weder die offizielle Krankmeldung noch die Zustimmung des Vorgesetzten. Vor allem darf die Suche nach Ersatz die rechtzeitige Information des Betriebs nicht verzögern.
Welche Angaben darf der Arbeitgeber verlangen?
Der Arbeitgeber darf wissen, dass der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist und wie lange der Ausfall voraussichtlich dauert. Die konkrete Diagnose gehört grundsätzlich zur Privatsphäre.
Ausnahmen können bestehen, wenn besondere gesetzliche Meldepflichten greifen – etwa beim Umgang mit Lebensmitteln – oder wenn Schutzmaßnahmen für Kollegen und Gäste erforderlich sind. Auch bei einem Arbeitsunfall oder einem von einem Dritten verursachten Unfall können zusätzliche Angaben notwendig werden.
Ein Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber jedoch nicht ausführlich erklären, welche Beschwerden bestehen, welche Medikamente eingenommen werden oder welche Behandlung der Arzt plant.
Was passiert bei einer verspäteten Krankmeldung?
Wer seine Anzeige- oder Nachweispflichten verletzt, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen. Je nach Einzelfall kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen. Bei wiederholten Pflichtverletzungen kann unter Umständen auch eine Kündigung gerechtfertigt sein.
In den gesetzlich vorgesehenen Fällen kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung außerdem vorübergehend verweigern, solange der erforderliche Nachweis fehlt. Davon zu unterscheiden sind technische Probleme beim eAU-Verfahren, die der Mitarbeiter nicht verursacht hat.
Deshalb sollten Mitarbeiter die Krankmeldung nach Möglichkeit dokumentieren, den persönlichen Ausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aufbewahren und bei Problemen frühzeitig mit dem Arbeitgeber oder der Krankenkasse Kontakt aufnehmen.
Entgeltfortzahlung während der Krankheit
Besteht das Arbeitsverhältnis bereits länger als vier Wochen, haben Arbeitnehmer bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Dauert die Erkrankung länger, kommt für gesetzlich Versicherte anschließend Krankengeld der Krankenkasse infrage.
Bei wiederholten Ausfällen aufgrund derselben Erkrankung können die einzelnen Krankheitszeiten zusammengerechnet werden. Für die Sicherung des Krankengeldanspruchs ist deshalb eine lückenlose ärztliche Feststellung besonders wichtig.
Darf ein Mitarbeiter früher an den Arbeitsplatz zurückkehren?
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält eine ärztliche Prognose. Fühlt sich ein Mitarbeiter vor dem angegebenen Enddatum wieder arbeitsfähig, ist keine gesonderte „Gesundschreibung“ vorgesehen.
Die frühere Rückkehr sollte dennoch mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden. Dieser hat eine Fürsorgepflicht und darf einen erkennbar noch kranken Mitarbeiter nicht ohne Weiteres einsetzen. Besteht ein Tätigkeitsverbot nach dem Infektionsschutzgesetz, ist eine Rückkehr trotz subjektiver Besserung ebenfalls nicht zulässig.
Checkliste für die Krankmeldung im Gastgewerbe
Bei einem krankheitsbedingten Ausfall sollten Mitarbeiter folgende Punkte prüfen:
Den zuständigen Vorgesetzten sofort informieren.
Die betriebliche Meldevorgabe einhalten.
Beginn und voraussichtliche Dauer des Ausfalls nennen.
Prüfen, ab welchem Tag eine ärztliche Feststellung verlangt wird.
Wochenenden und Feiertage als Kalendertage mitzählen.
Den persönlichen AU-Ausdruck aufbewahren.
Eine Verlängerung sofort melden und lückenlos feststellen lassen.
Bei Magen-Darm-Symptomen oder anderen ansteckenden Erkrankungen besondere Hygiene- und Meldepflichten beachten.
Die Krankmeldung nicht durch die Suche nach einer Vertretung verzögern.
Schnelle und klare Kommunikation verhindert Probleme
Eine Krankmeldung ist auch in einem knapp besetzten Restaurant- oder Hotelbetrieb kein Grund für ein schlechtes Gewissen. Entscheidend ist, dass der Mitarbeiter seine Pflichten zuverlässig erfüllt: den Betrieb frühzeitig informieren, die verlangten Fristen beachten und bei längerer Erkrankung rechtzeitig für eine Folgebescheinigung sorgen.
Besonders sorgfältig müssen Mitarbeiter vorgehen, die mit Lebensmitteln arbeiten. Hier geht es nicht nur um den Dienstplan, sondern auch um den Schutz von Gästen, Kollegen und des gesamten Betriebs. Eine offene, sachliche und rechtzeitige Kommunikation ist deshalb der beste Weg, um Missverständnisse und arbeitsrechtliche Probleme zu vermeiden.
(Arbeitsagentur/ BMAS/ Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit/ GKV/ IHK Frankfurt am Main/ IHK Mainfranken/ IHK Ostwestfalen/ KBV/ SAHO)
