Was Selbständige bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters beachten sollten

Für viele Selbstständige ist es ein Meilenstein, wenn sie ihren ersten Mitarbeiter einstellen können. Denn dann läuft es mit dem eigenen Betrieb so gut, dass die Arbeit nicht mehr alleine bewältigt werden kann. Doch was müssen Selbstständige bei der Anstellung des neuen Mitarbeiters beachten und wie ändert sich der Versicherungsbedarf des Unternehmens? Volker Helmhagen, Experte der Nürnberger Versicherung, informiert, was Selbstständige in ihrer neuen Position als Arbeitgeber wissen sollten.

Welche Informationen sollte ich einholen?

Für die bürokratischen Formalitäten empfiehlt es sich, bereits bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags einen Personalfragebogen mitzugeben. „Mithilfe dieses Formulars fragen Unternehmen die nötigen Informationen, etwa die Sozialversicherungsnummer und die Steueridentifikationsnummer, ab. Zusätzlich sollten neue Arbeitnehmer bei Beschäftigungsbeginn ihre Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, ihren Sozialversicherungsausweis und eine Urlaubsbescheinigung sowie eine Kündigungsbestätigung des vorherigen Arbeitgebers vorlegen. Bei Mitarbeitern, die aus dem Ausland kommen, wird zudem eine Arbeitserlaubnis benötigt. Je nach Tätigkeitsbereich können weitere Belege notwendig sein, beispielsweise der Staplerschein oder ein Nachweis über die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz.

Und welche Meldepflichten muss ich erfüllen?

Sobald der erste Mitarbeiter eingestellt ist, meldet der Arbeitgeber sein Unternehmen bei der Bundesagentur für Arbeit an. Diese vergibt eine Betriebsnummer, mit der er anschließend die Anmeldung des Mitarbeiters bei der Sozialversicherung vornehmen kann. Dazu setzt der Arbeitgeber die Krankenkasse des Angestellten über die Beschäftigung in Kenntnis, die diese Information wiederum an die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Rentenversicherung und die Pflegekassen weitergibt. In bestimmten Branchen, zum Beispiel im Gaststättengewerbe, besteht eine Pflicht zur sofortigen Meldung, also spätestens zum ersten Arbeitstag. Ansonsten gilt eine Frist von sechs Wochen. Darüber hinaus muss der Unternehmer seinen neuen Beschäftigten für die Lohnsteuer und für die gesetzliche Unfallversicherung anmelden. Anlaufstellen sind das Finanzamt beziehungsweise die zuständige Berufsgenossenschaft. „Wer die gesetzlichen Meldepflichten nicht beachtet, muss mit hohen Bußgeldern rechnen“, so Volker Helmhagen.

Wie sieht es mit der Fürsorgepflicht aus?

Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Angestellten. Das bedeutet: Deren gesundheitliches Wohl darf nicht gefährdet werden. Deshalb müssen Arbeitgeber auch die Arbeitsstättenverordnung einhalten, die beispielsweise Vorgaben zu Temperatur und Beleuchtung am Arbeitsplatz enthält. Zu den Arbeitgeberpflichten gehört zudem die Unterweisung des Beschäftigten in den Bereichen Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit. So schreibt es das Arbeitsschutzgesetz in § 12 Abs. 1 vor. Bei der Erstunterweisung klärt der Arbeitgeber über allgemeine Sicherheitsvorschriften und Notfallmaßnahmen wie Erste Hilfe auf. Abhängig von der Tätigkeit des Mitarbeiters und dem Arbeitsumfeld muss der Arbeitgeber auch über arbeitsplatzspezifische Schutzmaßnahmen unterrichten – etwa bei der Bedienung von Maschinen.

Muss ich den Versicherungsschutz anpassen?

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Unternehmer ihr Versicherungsportfolio bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters auf den Prüfstand stellen. „Denn bei einigen Verträgen wirkt sich die Anzahl der Mitarbeiter auf Versicherungsumfang und Beitragshöhe aus“, weiß Helmhagen. Unverzichtbar ist eine Betriebshaftpflichtversicherung, die Unternehmer und ihre Beschäftigten vor hohen Schadenersatzansprüchen bewahrt. Auch ein umfassender Schutz für das Betriebsinventar sollte nicht fehlen. „Speziell für Kleinstbetriebe bietet die NÜRNBERGER Versicherung die NÜRNBERGER Gewerbeversicherung Smart an – Betriebshaftpflichtversicherung und Geschäfts-Inhaltsversicherung in einem Vertrag“, so der Experte. Die Police gibt es in vier Varianten: für handwerkliche Produktionsbetriebe (Urbane Manufakturen), für die Genuss-Branche, für die Gesundheitsbranche und für Betriebe im Bereich Tourismus und Freizeit. Optional lässt sich dieser Schutz noch durch die Bausteine Klein-Ertragsausfall, Naturgefahren, Glas, Umweltschäden am eigenen Boden und Privathaftpflicht ergänzen. Für Dienstleistungsunternehmen mit beratenden Tätigkeiten empfiehlt sich generell der Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflicht. Sie kommt für Vermögensschäden auf, die aufgrund von Fehlern wie zum Beispiel beim Beraten, Verwalten, Begutachten, Prüfen oder Vermitteln entstehen.