Wie sich die Veranstaltungswelt wandeln wird
Die Veranstaltungswelt befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Doch welche Rolle spielen Veranstaltungen künftig im gesamten Kommunikationsmix von Organisationen? Dieser zentralen Frage nahm sich der Innovationsverbund Future Meeting Space in seiner nun abgeschlossenen dritten Forschungsphase an. Die Ergebnisse präsentierten das GCB German Convention Bureau e.V. und das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO bei einem Online-Event , das live aus der Messe Frankfurt gestreamt und von mehreren hundert Teilnehmer aus aller Welt besucht wurde.
Perfekte Inszenierung von Hybridveranstaltungen
Die wesentlichen Erkenntnisse der Forschung: Die Relevanz von Veranstaltungen für den Kommunikationsmix von Organisationen wird weiter zunehmen. Die zunehmende Hybridität bei den Formaten setzt voraus, dass beide Welten perfekt inszeniert, emotionalisiert und smart miteinander verbunden werden. In einer hoch digitalisierten Welt sehnen sich die Menschen jedoch gleichzeitig nach authentischen Erlebnissen an realen Orten. Vor allem die Rolle von Veranstaltungen als Knotenpunkt internationaler Beziehungen ist bislang nicht ausschließlich virtuell nachstellbar und setzt nach wie vor eine persönliche, physische Interaktion voraus.
Wachsende Bedeutung von Omnichannel-Strategien
Zudem sind Veranstaltungen künftig keine rein punktuellen Ereignisse. Sie sind vielmehr Teil einer multisensorischen Omnichannel-Marketingstrategie von Organisationen. Veranstaltungen werden künftig in einer Art Eventschleife zirkulieren, um an 365 Tagen im Jahr eine entsprechende Community aufbauen und eine Marke somit konstant sichtbar machen zu können. „Mit den Resultaten der Studie bieten wir allen Akteuren Handlungsempfehlungen, wie sie das Kommunikationsinstrument Business Events in Zukunft je nach Zielsetzung erfolgreich einsetzen können“, sagt Matthias Schultze, Managing Director des GCB. „Authentizität bildet dabei das Fundament für emotionale und einzigartige Erlebnisse, um somit enge, langfristige Verbindungen zu den Teilnehmer*innen zu etablieren – ob sie persönlich vor Ort oder virtuell vernetzt sind.“
Neue Anforderungen an Veranstalter und Locations
Durch die veränderte Rolle von Veranstaltungen aufgrund neuer Rahmenbedingungen wandeln sich auch die Anforderungs- und Kompetenzprofile der verschiedenen Stakeholder. Agenturen und Veranstalter betätigen sich als Community-Manager und Socializer, die Gemeinschaften rund um ein punktuelles Event aufbauen. Locations werden zu Meeting-Architekten mit besonderem Know-How bei der Event-Konzeption und der technischen Umsetzung. Convention Bureaus agieren als Trendscouts und Partnership-Promoter, die als gut vernetzte Schnittstellen in ihr regionales Ökosystem fungieren. Digitalkompetenz und systematisches Datenmanagement sind die Grundlage für all diese Aufgabenfelder. Die neuen Anforderungen bedeuten auch: In einem sehr dynamischen Umfeld sind Agilität und Flexibilität die Gebote der Stunde. Das Gleiche gilt auch für den nun abgeschlossenen Forschungsprozess.
Die vollständige Studie „Die zukünftige Rolle von Business Events im Kommunikationsmix von Organisationen“ kann in Kürze unter diesem Link kostenfrei heruntergeladen werden.
